REKISTERI- JA TIETOSUOJASELOSTE

Nimi: Agens Oy

Y-tunnus: 2723912-6

Osoite: Maistraatinportti 1, 5. krs, 00240 Helsinki

Verkkosivut: www.agens.fi

Rekisterivastaava: Seppo Parviainen, toimitusjohtaja
Puhelin: 040 1711 241
Sähköposti: seppo.parviainen@agens.fi

Rekisterien nimi:

• Asiakasrekisteri

• Markkinointirekisteri

• Sähköisten allekirjoitusten arkisto

Agens Oy suorittaa liikejuridiikan lakipalveluita sekä tarjoaa niitä tukien GDPR-turvallisen digitaalisen sopimusten neuvottelu- ja muokkaustyökalun käyttöoikeuksia sekä sopimusten ja asiakirjojen GDPR-turvallisia sähköisten allekirjoitusten palveluita.

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on:

• henkilön suostumus (dokumentoitu, vapaaehtoinen, yksilöity, tietoinen ja yksiselitteinen toimeksianto kirjallisena asiakkaan ja Agens Oy:n välillä)

• sopimus, jossa rekisteröity on osapuolena allekirjoitetun sopimuksen kautta

• julkisen tehtävän hoitaminen asiakkaan valtuuttamana asiamiehenä toimeksiantojen hoitamiseen

• rekisterinpitäjän oikeutettu etu, kuten asiakas-/toimeksiantosuhde

​

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on:

​

• Yhteydenpito asiakkaisiin ja asiakkaiden toimeksiantojen hoitaminen

• Asiakassuhteen ylläpito sekä markkinointi

• Asiakkaan kanssa sovittujen palveluiden toimittaminen

​

Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.

Rekisteriin tallennettavia tietoja voivat olla:

Asiakkaina olevien yritysten ja niiden yhteyshenkilöinä toimivien edustajien yritys-/organisaatiotieto, nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero, sijaintiosoite, www-sivustojen osoitteet, tiedot tilatuista palveluista ja niiden muutoksista, laskutustiedot, muut asiakassuhteeseen ja tilattuihin palveluihin liittyvät tiedot.

Rekisterissä olevien tietojen tallentaminen

Asiakassuhteeseen liittyvät tiedot ja asiakaskansiot säilytetään niin kauan, kun Agens Oy:n juridinen vastuu toimeksiannosta jatkuu tai kunnes asiakas ilmoittaa haluavansa poistaa nämä tiedot. Yhtiö varaa oikeuden itse arvioida tietojen poistamisen, kun se katsoo juridisen vastuunsa päättyneen.

Markkinointirekisteritiedot pohjautuvat julkisiin rekistereihin ja asiakastiedot poistetaan sieltä asiakkaan erillisestä pyynnöstä.

Yrityksen laskutukseen liittyvät tiedot säilytetään kirjanpitolainsäädännön mukaisella tavalla turvallisesti ulkopuolisen palveluntuottajan toimesta, joka on Talenom Oyj.
Agens Oy tarjoaa yritysasiakkailleen Visma Sign sähköisiä allekirjoituksia, joiden ratkaisun tuottaa Visma Solutions Oy.  Agens Oy tarjoaa ratkaisun oman Visma Sign -tilinsä kautta. Agens Oy poistaa asiakkaidensa allekirjoittamat asiakirjat arkistosta kolmenkymmenen (30) päivän kuluessa sen jälkeen, kun asiakirjat on osapuolten kesken allekirjoitettu. Tämän jälkeen asiakirjoista jää kryptattu tiedosto Visma Solutions Oy:n arkistoon. Asiakas voi halutessaan vaatia Visma Solutions Oy:ltä kryptattujen tietojen poistamista.

Visma Sign -allekirjoitetut asiakirjat toimitetaan vain niiden allekirjoittajille suoraan kunkin allekirjoittajan sähköpostiosoitteeseen. Agens Oy:n Visma Sign -arkistoon ei ole yhtiön ulkopuolisilla pääsyoikeutta.

Kukin allekirjoittanut asiakas vastaa sähköpostilla sille toimitettujen asiakirjojen turvallisesta tallentamisesta ja edelleen käyttämisestä itse.
Palveluun ei sisälly allekirjoitukset tehneen asiakkaan elektronisten sopimusten etsimistä tai noutamista Visma Sign -järjestelmistä. Jos Visma Solutions Oy etsii tai noutaa asiakkaan erillisestä pyynnöstä elektronisia sopimuksia järjestelmistään, sillä on oikeus veloittaa tästä kulloinkin voimassa olevan hinnastonsa mukainen maksu. 
Lisätietoa alla olevasta linkistä:
https://support.vismasign.fi/fi/support/solutions/articles/77000466197-s%C3%A4hk%C3%B6isesti-allekirjoitetun-asiakirjan-k%C3%A4sittely-ja-v%C3%A4litt%C3%A4minen-eteenp%C3%A4in 

Agens Oy tarjoaa asiakkailleen erillisillä lisenssisopimuksilla GDPR-turvallisen digitaalisen sopimusten neuvottelu- ja muokkaustyökalun käyttöoikeuksia. Erillisessä lisenssisopimuksessa on yksilöity osapuolten keskinäiset oikeudet ja velvollisuudet ja lisenssisopimus allekirjoitetaan molemmin puolin ennen käytön aloittamista. Agens Oy:n digitaalisen työkalun ylläpidosta ja turvallisuudesta vastaa Citrus Solutions Oy.

Rekisteriin mahdollisesti tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta seuraavasti:

• Toimeksiantosopimukset kirjallisella toimeksiantosopimuksella tai asiakkaan vahvistamalla sähköpostilla

• Asiakastapaamisissa paikan päällä tai tietoliikenne-etäyhteyden kautta

• Asiakkaan toimeksiantoon liittyen toimittamissa asiakirjoissa tai muissa materiaaleissa

• Muissa tilanteissa, joissa asiakas luovuttaa tietojaan yhteistyöhön liittyen

• Julkisista rekistereistä sallittua markkinointia varten

Asiakassuhteeseen liittyvät tiedot ja asiakaskansiot säilytetään niin kauan, kun Agens Oy:n juridinen vastuu toimeksiannoista jatkuu tai kunnes asiakas ilmoittaa haluavansa poistaa nämä tiedot. Yhtiö varaa oikeuden itse arvioida tietojen poistamisen, kun se katsoo juridisen vastuunsa päättyneen.

​

Markkinointirekisteritiedot pohjautuvat julkisiin rekistereihin ja asiakastiedot poistetaan sieltä asiakkaan erillisestä pyynnöstä.

​

Yrityksen laskutukseen liittyvät tiedot säilytetään kirjanpitolainsäädännön mukaisella tavalla turvallisesti ulkopuolisen palveluntuottajan toimesta, joka on Talenom Oyj.

Agens Oy tarjoaa yritysasiakkailleen Visma Sign sähköisiä allekirjoituksia, joiden ratkaisun tuottaa Visma Solutions Oy.

​

Agens Oy tarjoaa ratkaisun oman Visma Sign -tilinsä kautta. Asiakkaiden allekirjoittamat asiakirjat siirtyvät juoksevasti Visma Solutions Oy:n arkistoon noin kolmenkymmenen (30) päivän kuluessa sen jälkeen, kun asiakirjat on osapuolten kesken allekirjoitettu. Tämän jälkeen asiakirjoista jää kryptattu tiedosto Visma Solutions Oy:n arkistoon. Asiakas voi halutessaan vaatia Visma Solutions Oy:ltä kryptattujen tietojen poistamista.

Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti muille tahoille. Tietoja voidaan luovuttaa muille tahoille tai julkaista siltä osin, kuin niin on erikseen sovittu asiakkaan kanssa.

Tietoja ei pääsääntöisesti voida siirtää rekisterinpitäjän toimesta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, ellei se ole asiakkaan toimeksiannon kannalta välttämätöntä tai pohjaudu Agens Oy:n Microsoft-pilvipalveluiden yleisiin EU-tasolla hyväksyttyihin tallennus- ja käyttöehtoihin.

Henkilötietoja ei koskaan luovuteta eri tahoille. Agens Oy toimii yritysten ja yrityksiä edustavien vastuuhenkilöiden kanssa ja mahdolliset yksityishenkilöiden toimeksiannot sovitaan kirjallisesti erikseen.

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti.

Kun rekisteritietoja säilytetään internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti (Osoite kohdassa 1. Rekisterinpitäjä ja kohdassa 2. Yhteyshenkilö) rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamista rekisteristä (”oikeus tulla unohdetuksi”).

Niin ikään rekisteröidyllä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti (Osoite kohdassa 1. Rekisterinpitäjä) rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

AGENS OY:N SIVUSTOILLA KÄYTETTÄVÄT LISÄOSAT JA ULKOISET ELEMENTIT:

​

GOOGLE ANALYTICS: Agens Oy:n verkkosivuston seurantaan käytämme Google Analytics -palvelua. Seurannan tarkoituksena on kerätä tilastotietoa esimerkiksi sivun kävijämääristä sekä suosituimmista sisällöistä. Kerätty tieto on anonyymiä eikä kerro sivustolla käyneiden yhteystietoja.

​

FACEBOOK: Agens Oy:n Facebook-sivustolla on käytössä Facebookin syöte, joka näyttää Facebook-sivun uusimmat artikkelit sekä mm. informaatiota tykkääjistä.

​

LINKEDIN: Agens Oy:n LinkedIn-sivusto näyttää sivujen uusimmat julkaisut, seuraajat sekä informaatiota tykkääjistä.

Emme suosittele tätä, mutta mikäli haluat estää evästeet, muuta selaimesi evästeasetuksia. Evästeiden kieltäminen saattaa heikentää käyttökokemusta, eikä kaikki verkkosivuston toiminnot välttämättä enää toimi lainkaan.

Jos estät evästeiden käytön selainohjelmassasi, laitettasi ei seurata, kun vierailet sivustossa. Huomaa kuitenkin, että estämällä evästeiden käytön saatat estää myös joidenkin sivuston toimintojen käyttämisen.